【もうわかりにくいとは言わせない!】わかりやすい資料の作り方とまとめ方のコツを教えます!

ども!カズマルです!

社会人なら誰しも提案書や企画書、報告書やプレゼンテーション等、形は違えど「資料」を作ることがあると思います。

そのとき、作り手の最も関心が高いポイントは「わかりやすい資料を作ること」ではないでしょうか?

昔の僕は「わかりやすい資料」とは何かを全く理解できていなかった

僕の仕事はシステムエンジニアです。

ほとんど毎日、何かしらの資料を作っています。

「よっしゃー!うまくまとめられた!」と思った資料でも、いざ相手に見せるとなかなか理解されません。

なんなら「わかりにくい」と言われる始末、、

  • 相手が資料をよく読んでないだけでは?
  • 相手の知識が足りてないだけでは?

当時のぼくはわかってもらえないことを相手のせいにするばかりで、自分の資料がわかりずらいという現実に向き合おうとしていませんでした

わかりやすい資料とは何か?

そんなぼくも自分の資料が”わかりずらい“という現実と向き合い始めたのが社会人2年目の頃。

わかりやすい資料をつくるための方法を本やネットで調べまくっていたのですが、

「結論は明確に」「主語と述語は近づける」「句読点をわかりやすい位置に」など、テクニックについて書かれているものがほとんどでした。

僕はテクニックよりも

  • わかりやすいとはいったい何だ?
  • 何がどうなっているとわかりやすいんだ?

と、もっと根本的なところが知りたかったのです。

なぜならテクニックはあくまで手段であって、何のためにその手段を使っているのかわからなければ、結局わかりやすい資料なんて作れないと考えていたから

そこで出会ったのが「プロの資料作成力」という本です。

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この本には数多くのビジネスマンへ講演を行ってきた著者である清水久三子さんの実体験から編み出された資料作成術が紹介されています。

「わかりやすい資料とはなにか?」「どういう状態の資料が相手にとってわかりやすいのか?」がこの本には詳しく書かれていました。

今回はこの本から学んだ「わかりやすい資料とは何か?」「わかりやすい資料を作成するコツ」について、とても腑に落ちたのでご紹介したいと思います。

2つの「わかる」

まずわかりやすい資料をつくるために、わかるとはどういう状態なのかを考える必要があります。

この本では「わかる」には2つの意味があると述べられています。

  1. 意味がわかる
  2. 意義がわかる

それぞれについて見ていきましょう♪

意味がわかるとは?

1つは言っていることの意味がわかる。

文字通り「意味を理解する」という意味です。

言い換えれば、情報を自分の脳内の本棚のどこに収めたらいいのかがわかることと言えるでしょう。

また収めただけではなく、必要な場合にはそれを適切に引き出して使うことができなければいけません。

この場合「わかった状態」を確認するには、自分の言葉で説明できるかどうかを試してみてください。

単に丸暗記ではなく、自分の言葉に置き換え、さらにいろいろな例も挙げて説明できるようであれば、脳内の適切なコーナーにしっかり収められ、適切に出し入れできていると言えます。

意義がわかるとは?

もう一つは意味を理解した上でその意義がわかる。

文字通り「意義がわかる」という意味です。

言われた内容の主張が腑に落ちて、アクションをとることが可能な状態を指します。

この場合「わかった状態」を確認するには、意味を聞くというよりは「では次に何をすればいいと思うか?」と、取るべき行動を聞いてみるとよいでしょう。

この質問に難なく答えられるようであれば、話の意味を理解しているだけではなく、その「意義」も理解できていると言えます。

意味と意義を伝えることが大切

例えば、あるプロジェクトを任され、それに必要な予算の見積もりを上司に説明する場合を考えてみましょう。

  1. このプロジェクトを完遂するためには、100万円必要です。承認してください。
  2. このプロジェクトを完遂するためには、100万円必要です。未消化の課題はなく、過去の類似プロジェクトを調査した結果、この金額は妥当といえます。承認してください。

簡単な例ですが、上司が承認するにあたって確認したいポイントは主に2つです。

  1. 予算額
  2. その予算額の妥当性

このポイントを抑えていれば、上司は承認する(アクションをとる)ことができます。

では、「よし!わかった!じゃあ、承認しよう!」とアクションを取れるのはどちらの説明でしょうか?

カズマル

後者ですよね?

わかりやすい資料とは

資料における「わかりやすい」とは、この2つの「わかる」がともにわかった状態のことです。

意味がわかって、意義がわかって、初めて「わかりやすい」と言えます。

そもそも書いてあることの「意味」がわからない資料は論外です

また「意味」はわかるが「意義」が分からず、理解・納得が得られないケースもあります。

カズマル

言っていることの理解はできても「それで、どうすればいいの?」という状態ですね

簡単な例だと、彼女にいきなり「カレーができたよ!」と言われたらあなたはどう思いますか?

「食べてほしいのか」「作ったカレーを見てほしいのか」「褒めてほしいのか」わからないですよね?

これは「意義」を理解できていないために「それで、どうすればいいの?」となっている状態です。

資料を作ることが目的になってしまっていると、このように意義が抜け落ちた資料になってしまいます。

カズマル

ここが抜け落ちていたために、僕の資料はわかりずらかったのですね!

わかりやすい資料を作成するコツ

資料はあくまで相手に伝えたいことを伝えるためのツールでしかありません。

なんのためにそのツールを使うのか、目的(意義)をしっかりともって資料を作る(使う)ことが大切です。

僕はこの本を読んで自分の作成する資料には相手に「どんな行動をとってもらいたいか」という目的が抜けていることに気付かされました。

わかりやすい資料を作るためのコツは

  1. 主張を明確にすること(相手に何を伝えたいのか?)
  2. 目的を明確にすること(相手に何をして欲しいのか?)

この2点。

ここを徹底的に自分の中で明確にした上で、資料に落とし込んでいく必要があります。

わかりやすい資料の作り方

「さぁ、資料を作るかー!」

「まずはWordを開いてっと♪」

「タイトル入れてー」「見出しをいれてー」「文章かいてー」

カズマル

ちょっとまってください!!

いきなり文章を書き始めてはダメ!

資料を作るとき、WordやPowerPointを開いて、そこへ直接書き込みながら文章や構成を考えている方が多いんですが、

このやり方ではわかりやすい資料は作れません

さらに、このやり方の場合、文書を書いては消し、書いては消し、何度も何度も添削していくことになり効率がとても悪いです。

そして、その効率の悪さゆえ、伝えたかったことが行方不明な資料が出来上がります

最悪、1から作り直すハメになることにも、、、

カズマル

こんな経験がある方は多いのではないでしょうか?
(僕もそのうちの1人です)

まずは紙で考える癖をつけましょう!

資料を書き始める前に資料の目的、主張、そして簡単な構成を考えましょう

そしてそれらをまずは紙に書き起こすことが大切になります

  1. 誰に伝えるのか?(ターゲット)
  2. 何を伝えるのか?(主張)
  3. なぜ伝えるのか?(目的)
  4. どういう順番、アプローチで伝えるのがベストか?(構成)

これらをまずは考え、忘れないように紙の一番上にでも書いておきましょう。

そしてここまでできたら、箇条書きでいいので構成を考えます。

  • 「30分しか時間取れないから大切な要件だけを伝えよう」
  • 「部長にはこの部分の前提事項を伝えてないから、補足を入れておこう」
  • 「前回の打ち合わせから期間が空いてるから、経緯を忘れてるかもしれない。最初に経緯の概要を書いておこう」

などなど、どうやったら相手に伝わるのか、どの順番で伝えれば一番理解しやすいのかを考えることで自ずと資料の構成の骨組みはできてくるはずです。

そこまで出来て初めてWordやPowePointの出番になります。

わかりやすい資料を作るにあたっては、WordやPowerPointはあくまで清書のためのツールだと思ってください。

動画でも解説しているので合わせてどうぞ!

YouTube動画でもわかりやすい資料とは?についてご紹介しています。

あわせて見てみてくださいね♪

まとめ

「わかりやすい資料とは何か?」「わかりやすい資料作成のコツ」について説明しました。

資料を作成するにあたり大切なことは、いきなり書き始めるのではなく、まずは資料をみせる相手に「理解してほしいこと」「どうしてほしいのか」という2点をしっかり考えることです。

そして、それを伝えるには何を伝えるべきか、どの順番で伝えるべきかを紙に書きながら考えることが重要です。

それを資料に盛り込むことで、相手にとってわかりやすい資料を作ることができるようになると思います。

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では、ではー!

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